La Historia Clínica es un documento privado, de carácter obligatorio y sujeto a reserva. Su acceso por parte de terceros solo es posible con la autorización del paciente o en los casos establecidos por la ley, conforme a la Resolución 1995 de 1999. Además, el proceso de solicitud de la historia clínica debe cumplir con los lineamientos establecidos en la Resolución 866 del 25 de junio de 2021.
Solicitud de Historia Clínica:
El solicitante deberá enviar al correo electrónico archivoclinico@clinicanueva.com todos los documentos requeridos para la solicitud de copia de la historia clínica, de acuerdo con el tipo de solicitante y el caso específico del paciente.
El personal del archivo clínico verificará la documentación recibida y, si esta se encuentra completa, procederá con la entrega de la copia. En caso de que los requisitos no se cumplan, se responderá al solicitante indicando los motivos, sustentados en la normatividad vigente.
El tiempo de respuesta será máximo de tres (3) días hábiles, contados a partir de la recepción de la documentación completa. Este plazo podrá ajustarse si se requiere priorización para consulta urgente o para garantizar la continuidad en la atención del paciente.
La entrega de la copia de historia clínica se realiza de manera gratuita por medios electrónicos, exclusivamente a la dirección de correo personal registrada por el solicitante. También se podrá entregar en USB o CD si el solicitante lo proporciona.
Los documentos recibidos como soporte de la solicitud serán anexados a la historia clínica del paciente, respaldando así la entrega o, en caso de no cumplimiento de los requisitos, la negación de la misma conforme a la normatividad vigente.
Para solicitar y recibir la copia de la historia clínica por correo electrónico,
es indispensable cumplir con los siguientes requisitos:
Paciente
Elaborar un documento de solicitud para la copia de la historia clínica, en el que se indique la fecha de atención y se especifique el medio de entrega deseado (presencial o por correo electrónico, registrando en este caso la dirección de correo). El documento debe estar firmado por el solicitante y debe adjuntarse una copia del documento de identidad del paciente.
Familiar del paciente
Un familiar o tercero autorizado por el paciente:
Elaborar un documento de solicitud para la copia de la historia clínica, en el que se indique la fecha de atención y se especifique el medio de entrega deseado (presencial o por correo electrónico, registrando en este caso la dirección de correo). El documento debe estar firmado por el solicitante y debe adjuntarse una copia del documento de identidad del paciente.
Copia de documento de identificación del solicitante.
Copia documento de identificación del paciente.
Carta de autorización firmada por el paciente.
Paciente menor de edad
El padre, madre o representante legal de un paciente menor de edad:
Elaborar un documento de solicitud para la copia de la historia clínica, en el que se indique la fecha de atención y se especifique el medio de entrega deseado (presencial o por correo electrónico, registrando en este caso la dirección de correo). El documento debe estar firmado por el solicitante y debe adjuntarse una copia del documento de identidad del paciente.
Copia de documento de identificación del solicitante.
Copia documento de identificación del paciente.
Copia del registro civil de nacimiento o documento que demuestre que es el representante legal del menor.
Paciente fallecido
Un familiar en primer grado de consanguinidad y/o afinidad de un paciente fallecido:
Elaborar un documento de solicitud para la copia de la historia clínica, en el que se indique la fecha de atención y se especifique el medio de entrega deseado (presencial o por correo electrónico, registrando en este caso la dirección de correo). El documento debe estar firmado por el solicitante y debe adjuntarse una copia del documento de identidad del paciente.
Copia de documento de identificación del solicitante.
Copia documento de identificación del paciente.
Copia del registro civil de (nacimiento, matrimonio o declaración extra-juicio según el caso) con el fin de acreditar la relación de parentesco con el titular de la historia clínica.
Copia del certificado o registro civil de defunción, para demostrar que el paciente se encuentra fallecido.
Paciente en estado de incapacidad
Un familiar en primer grado de consanguinidad y/o afinidad de un paciente en estado de incapacidad (inconsciente, con incapacidad mental o física):
Elaborar documento de solicitud copia de historia clínica manifestando que el paciente no se encuentra en condiciones de realizar la autorización, firmado, anexando.
Copia de documento de identificación del solicitante.
Copia documento de identificación del paciente.
Copia del registro civil de (nacimiento, matrimonio o declaración extra-juicio según el caso) con el fin de acreditar la relación de parentesco con el titular de la historia clínica.
